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Nel Regno Unito, per esempio, i gestori patrimoniali stanno rafforzando i controlli sugli strumenti di comunicazione personale come WhatsApp mentre si uniscono alle banche nel tentativo di garantire che i dipendenti rispettino le regole quando fanno affari con i clienti da remoto, evitando che usino una messaggistica non autorizzata o ufficiale. Le autorità di regolamentazione hanno già iniziato a reprimere l’uso di strumenti di messaggistica non autorizzati per discutere di questioni potenzialmente in movimento per il mercato, ma la questione ha acquisito urgenza quando la pandemia ha costretto più personale finanziario a lavorare da casa nel 2020.

La maggior parte delle società coinvolte nelle comunicazioni e nelle indagini di registrazione da parte della US Securities and Exchange Commission (SEC) e della Commodity Futures Trading Commission (CFTC) sono banche, che sono state multate collettivamente o hanno stanziato più di 1 miliardo di dollari per coprire sanzioni regolamentari. Ma anche le società di fondi con miliardi di dollari di asset stanno aumentando il controllo su come interagiscono personale e clienti.

“È l’argomento più caldo del settore in questo momento”, ha detto un banchiere di affari, che ha rifiutato di essere nominato in linea con le regole del suo datore di lavoro sul parlare ai media. Reuters ha riferito che l’anno scorso la SEC stava esaminando se le banche di Wall Street avessero adeguatamente documentato le comunicazioni relative al lavoro dei dipendenti e JPMorgan è stata multata di 200 milioni di dollari a dicembre per fallimenti “diffusi”.

Il gestore patrimoniale tedesco DWS ha dichiarato il mese scorso di aver stanziato 12 milioni di euro (12 milioni di dollari) per coprire potenziali multe statunitensi legate alle indagini sull’uso da parte dei suoi dipendenti di dispositivi non approvati e requisiti di conservazione dei registri, unendosi a una serie di banche che effettuano disposizioni simili, tra cui Bank of America, Morgan Stanley e Credit Suisse.

Fonti di diverse altre società di investimento – descritte nella comunità finanziaria come “buy-side” – tra cui Amundi, AXA Investment Management, BNP Paribas Asset Management e JPMorgan Asset Management, hanno detto a Reuters di aver implementato strumenti per mantenere tutte le comunicazioni tra il personale e i clienti conforme.

I portavoce della SEC e della CFTC hanno rifiutato di commentare se le loro indagini potrebbero estendersi oltre le banche, ma fonti del settore si aspettano che le autorità gettino le loro reti più ampie nel settore finanziario e persino nel governo. Il mese scorso l’Information Commissioner’s Office (ICO), il principale organismo di controllo della protezione dei dati del Regno Unito, ha chiesto una revisione dell’uso di WhatsApp, e-mail private e altre app di messaggistica da parte di funzionari governativi dopo che un’indagine ha riscontrato “sicurezza dei dati inadeguata” durante la pandemia.

WhatsApp e le altre chat non rientrano nella disciplina informativa

I regolamenti che disciplinano gli istituti finanziari sono stati progressivamente inaspriti dalla crisi finanziaria globale tra il 2007 e il 2009 e le aziende registrano da tempo le comunicazioni del personale da e verso i telefoni degli uffici. Questa pratica è progettata per scoraggiare e scoprire violazioni come l’insider trading e il “front-running” o il commercio di informazioni non ancora pubbliche, oltre a garantire le migliori pratiche in termini di trattamento dei clienti.

Ma con migliaia di operatori finanziari e la loro clientela che lavorano ancora da remoto dopo essersi allontanati dagli uffici dell’azienda all’inizio della pandemia, alcune conversazioni sensibili che dovrebbero essere registrate continuano a rischiare di essere inavvertitamente trattenute su canali informali o non autorizzati.

Brad Levy, ceo della società di software di messaggistica aziendale Symphony, ha affermato che le preoccupazioni sulla gestione di tale rischio hanno suscitato un aumento di interesse per gli aggiornamenti software che rendono registrabili le conversazioni su strumenti di messaggistica popolari tra cui WhatsApp di Meta Platforms. “La maggior parte crede che l’ampiezza di queste indagini aumenterà man mano che andranno più in profondità” – ha detto Levy – “Molti partecipanti ai mercati hanno requisiti di conservazione e sorveglianza, quindi è probabile che prendano un’opinione, incluso essere più proattivi senza essere un obiettivo diretto”.

Levy ha affermato che la base di utenti di Symphony è più che raddoppiata dalla pandemia a 600.000, coprendo 1.000 istituzioni finanziarie tra cui JPMorgan e Goldman Sachs. Il peer di Symphony Movius ha anche affermato che le sue linee di business specializzate nella creazione di WhatsApp e altri strumenti registrabili sono più che raddoppiate nell’arco di un anno, con una componente in crescita delle vendite ai gestori patrimoniali. “Molti acquirenti hanno riconosciuto che non puoi fare affidamento solo su SMS e chiamate vocali”, spiega Ananth Siva, amministratore delegato di Movius, aggiungendo che l’azienda stava anche cercando di lavorare con altri settori altamente regolamentati, incluso il settore sanitario. Il software Movius integra strumenti di comunicazione di terze parti come e-mail, Zoom, Microsoft Teams e WhatsApp in un unico sistema che può essere registrato e archiviato secondo necessità, ha affermato.

Amundi, AXA IM, BNPP AM e JPMorgan Asset Management hanno tutti confermato di aver adottato il software Symphony, ma hanno rifiutato di commentare l’intera gamma di servizi utilizzati o quando questi erano stati lanciati. Amundi e AXA IM hanno entrambi confermato di aver utilizzato i servizi Symphony per le comunicazioni di gruppo, mentre AXA IM ha anche affermato di utilizzarli per informazioni di mercato. Amundi, BNPP AM e JP Morgan AM hanno rifiutato di commentare se ritenessero che le autorità di regolamentazione avrebbero cercato di indagare sulla tenuta dei registri presso i gestori patrimoniali una volta completate le azioni esecutive contro le banche.

Un portavoce di BNPP AM ha affermato di aver vietato l’uso di WhatsApp per le comunicazioni con i clienti a causa di considerazioni di conformità, legali e di rischio, incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).